Beirat, Aufsichtsrat, Verwaltungsrat – Mittelständische Alternativen zur Aktiengesellschaft?

„Bin ich für die Zukunft richtig aufgestellt?“ Diese Frage stellt sich wohl jeder mittelständische Unternehmer. Nicht nur das eigene Leben hat sich verändert und man denkt vielleicht bereits ein erstes Mal oder sogar schon sehr konkret an Nachfolge. Auch die großen Themen Digitalisierung und Globalisierung verlangen von beinahe jedem Mittelständler immer wieder wegweisende Entscheidungen. Entscheidungen, die so mancher nur noch ungern allein oder im kleinen Kreis der Geschäftsführung trifft. So verwundert es nicht, dass das Bedürfnis nach gutem (internen) Management und hochwertiger (externer) Beratung oder gar Kontrolle steigt. Und so entsteht auch häufig der Wunsch nach einem Gremium, das einerseits Hand in Hand mit den übrigen Abteilungen des Unternehmens arbeitet und das andererseits echte Beratungs- und Kontrollfunktionen übernehmen kann. Perfekte Voraussetzungen für die Aktiengesellschaft? Wir denken: Es gibt im Mittelstand meist bessere Alternativen!

Aktiengesellschaft

Die Aktiengesellschaft ist seit Einführung der sog. „kleinen AG“ auch im Mittelstand angekommen. Vom Renommee der Bezeichnungen wie „Vorstand“ oder „Aufsichtsrat“ einmal abgesehen, liegt ein handfestes Argument für die AG in ihrer Struktur, welche die Geschäftsleitung (Vorstand) autonomisiert und gleichzeitig rechenschaftspflichtig gegenüber dem Aufsichtsrat macht, dabei aber den Gesellschaftern die Kontrolle entzieht.

Im Mittelstand gibt es oft gute Alternativen zur AG!

Doch bei allen Vorteilen kann die AG ihre Herkunft nicht verbergen: Ihre Wurzeln liegen in der Kapitalbeschaffung, die relativ unkompliziert und schnell durch Ausgabe von Aktien möglich ist. Durch deren Handelbarkeit ist ein kurzfristiger Verkauf (am Kapitalmarkt) gesichert; mit diesem Wissen wird Investoren der Einstieg erleichtert. Diese einfache Kapitalbeschaffung hat ihren Preis in strengen Regularien. Trotz zahlreicher Erleichterungen für die kleine AG, bleibt auch sie formal, starr und relativ kostspielig.

Mittelständische Alternativen

Die Beratungspraxis hat deshalb Wege entwickelt, die Vorteile eines Beratungs- und Aufsichtsgremiums wie dem Aufsichtsrat einer Aktiengesellschaft mit denen des Handlings einer GmbH & Co. KG oder einer GmbH zu verbinden. Die folgenden Ausführungen beziehen sich nur auf freiwillige Gremien und nicht auf infolge gesetzlicher Regelungen (z. B. Mitbestimmungsgesetz) zu bildende Pflichtgremien.

Funktion und Benennung

Die Anforderungen an die Funktion des Gremiums müssen vor seiner Errichtung erarbeitet werden. Einige exemplarische Fragen sind: In welchem Maß soll die Geschäftsführung überwacht werden? Sind Gesellschafterinteressen auszugleichen oder ist gar Gesellschafterstreit zu schlichten? Soll das Gremium zum Erhalt oder zur Verbesserung der Unternehmensreputation beitragen? Fungiert es als Informationsfilter für die Gesellschafter?

Der Name eines solchen Gremiums ist frei wählbar. In der Praxis haben sich aber einige Begriffe für bestimmte Funktionen etabliert. So wird ein Gremium mit überwiegender Beratungs- oder Schlichtungsfunktion im Regelfall als Beirat und mit hauptsächlicher Kontrollfunktion dagegen als Aufsichtsrat bezeichnet. Auch – rechtlich allerdings nur bedingt umsetzbare – Mischfunktionen aus Geschäftsführung und Kontrolle sind denkbar; so ausgestaltete Gremien werden meist Verwaltungsrat oder Executive Board genannt.

Besetzung

Die Besetzung des Gremiums erfolgt im Regelfall durch einfachen Mehrheitsbeschluss der Gesellschafter. Juristisch herrscht hier weitgehende Gestaltungsfreiheit. So kann eine qualifizierte Mehrheit vorgesehen oder einzelnen Gesellschafterstämmen ein Besetzungsrecht für je ein Mitglied eingeräumt werden. Letzteres ist von besonderer Bedeutung, wenn das Gremium auch weitreichende Schlichtungsaufgaben hat.

Persönliche Eignung

Ein ausschließlich mit Vertrauten (Familienmitglieder, Hausanwalt, Steuerberater oder Banker) besetztes Gremium bringt nur einen begrenzten Mehrwert. Wer dem Gremium echte Bedeutung beimisst und von ihm unternehmerisches Fortkommen erwartet, besetzt sein Gremium mit im Wirtschaftsleben erfahrenen Personen anhand der auszufüllenden Funktionen.

Kontroll- oder Beratungsgremien müssen sich als Sparringspartner der Geschäftsführung erweisen. Sie benötigen regelmäßig einen Kaufmann und daneben einen Ingenieur in technisch entwicklungsstarken Unternehmen oder einen IT-Experten in Unternehmen, die vor den Herausforderungen der „Industrie 4.0“ stehen. Natürlich sind ehemalige Geschäftsführer häufig eine gute Wahl, um sich deren Erfahrung und Fachwissen noch einige Zeit zu sichern. Es ist aber nicht zwingend notwendig, dass die Mitglieder eines solchen Gremiums in derselben Branche oder gar im Unternehmen tätig waren; allerdings benötigen unternehmensfremde Personen eine hohe Auffassungsgabe und ein gutes allgemeines betriebswirtschaftliches und technisches Verständnis, um sich in die Unternehmenssituation schnell hineinzudenken. Branchenfremde Personen ermöglichen dafür den häufig lohnenswerten Blick über den eigenen Tellerrand. Als ständige Gäste oder stimmrechtlose Mitglieder bieten sich der eigene Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater und erfahrene Bankberater an, weil sie neben ihrem kaufmännischen Sachverstand Jahresabschluss, Steuern und Finanzierungsfragen frühzeitig in den Blick nehmen können.

Gremien mit einer überwiegenden Schlichtungsfunktion benötigen Personen, die wirtschaftlichen Sachverstand und emotionales Einfühlungsvermögen mitbringen, im Kern aber ausgeprägt rational denkend sind. Die Besetzung sollte durch einzelne Gesellschafterstämme erfolgen, die dann durch ihr Mitglied im Gremium repräsentativ vertreten sind.

In Mischfunktionsgremien ist ein Teil oder gar die ganze Geschäftsführung auch Mitglied des Gremiums selbst.

Haftung und Vergütung

Mit wachsender Verantwortung steigen auch die Haftungsrisiken. Dieser Grundsatz gilt auch für die Gremiumsmitglieder. Immer häufiger scheuen Personen dieses Haftungsrisiko und erwarten dessen weitgehende Beschränkung (z. B. auf bloß vorsätzliche Schädigungen). Auf solche Forderungen sollte nicht vorschnell eingegangen werden; schließlich kann das Haftungsrisiko die Intensität und Qualität der Entscheidungen verbessern. Im Gegenzug darf das Gremiumsmitglied eine angemessene Vergütung erwarten. In der wechselseitigen Beziehung von Haftung und Vergütung beschreiten mittelständische Unternehmen meist einen Mittelweg: Vergütungen wie die Aufsichtsratsvergütungen von Großkonzernen können und sollen nicht gezahlt werden. Deshalb erfolgt eine angemessene Abmilderung des Haftungsrisikos durch Einschluss der Gremiumsmitglieder in die vom Unternehmen abgeschlossene D&O-Versicherung und satzungsmäßige Haftungsbeschränkungen.

Als Vergütungsmodelle haben sich sitzungsabhängige Vergütungen bewährt, wobei der Vorsitzende des Gremiums aufgrund der damit häufig verbundenen Zusatzaufgaben wie Einladung, Sitzungsleitung und Protokollführung das Anderthalb- bis Zweifache der Vergütung der anderen Gremiumsmitglieder erhält.

Entscheidungen im Konzern

In Konzernstrukturen sollte genau überlegt werden, in welcher Gesellschaft das Gremium installiert wird. Ein Beratungs- und Kontrollgremium muss sich z. B. in den vielfach vorhandenen Betriebsaufspaltungen nicht auf Ebene der Mutter-/Besitzgesellschaft befinden; oftmals ist es sinnvoll, das Gremium in der Betriebsgesellschaft anzusiedeln. Bestehen dagegen mehrere Betriebsgesellschaften, für die eine konzernweite Steuerung erfolgen soll, bietet sich auch ein Gremium auf oberster (Konzern)Ebene an; hier muss juristisch sauber gearbeitet werden, damit die getroffenen Entscheidungen rechtssicher in den Betriebsgesellschaften umgesetzt werden.

Public Relations

In der GmbH bietet sich die Möglichkeit, ein überwiegend mit Kontrollfunktionen ausgestattetes Gremium als Aufsichtsrat zu bezeichnen und eine Liste der Aufsichtsratsmitglieder im Handelsregister zu veröffentlichen. Das kann eine positive Wahrnehmung im Außenverhältnis bewirken, die mitunter von den (potentiellen) Aufsichtsratsmitgliedern selbst gewünscht ist. Auch hier ist sorgsame gesellschaftsrechtliche Gestaltung nötig, da ein solcher Aufsichtsrat in seiner Grundkonstellation sehr weitreichende Rechte aber auch Haftungsrisiken hat.

Grenzen

Bei allen Gestaltungsmöglichkeiten gibt es aber Grenzen. In den Rechtsformenen der GmbH und der GmbH & Co. KG haben immer die Gesellschafter das letzte Wort. Jedes Gremium ist gesellschaftsvertraglich geschaffen und kann im Einvernehmen aller Gesellschafter durch Änderung des Gesellschaftsvertrags wieder beseitigt werden. Die Hürde ist dennoch hoch, da gerade im Streitfall, den viele Unternehmer bei ihren Nachfolgeplanungen vor Augen haben, ein solches Einvernehmen kaum zu erzielen ist.

Kurz und knapp…

Das Gesellschaftsrecht eröffnet ein weites Feld an Gestaltungsmöglichkeiten zur Schaffung freiwilliger Gremien, die an die Bedürfnisse der Unternehmen individuell anpassbar sind. Beirat, Aufsichtsrat und Verwaltungsrat sind für größere mittelständische Unternehmen in jeder Lebenslage eine Überlegung wert!

Ihr

Oliver Stehmann